Escoger que tipo de tecnologías y que sistema de información nos va a facilitar el camino hacia nuestras metas como empresa es un largo camino, lleno de problemas internos como externos.
No se trata simplemente de seleccionar lo último en tecnología, o el sistema de información más caro en el mercado. Es necesario realizar un estudio de las necesidades de la empresa, así como sus carencias. Se debe establecer una estrategia y a partir de ese momento comenzar la búsqueda de un sistema que cumpla con los requisitos que se han establecido.
Según Stable, Espinosa y Barrios en su ensayo “Conocimiento y aprendizajes en la lección de un sistemas de información”, es necesario tomar en cuenta los cambios organizacionales ligados a las estrategias empresariales, a las tecnologías, a la cultura, al sistema administrativo, a los recursos humanos y en general a toda la estructura de la empresa.
Hoy en día, inclusive las pequeñas y medianas empresas manejan una gran cantidad de información. En algún momento era posible para ellas circular la información de manera manual, sin embargo esos tiempos ya pasaron y la introducción de un sistema que les permita controlar el flujo de información ha dejado de ser un lujo, sino una necesidad absoluta.
Si el flujo de información no es optimo, es muy complicado que una empresa, del tamaño que sea, pueda operar eficientemente. El uso correcto de estas tecnologías optimiza los procesos y los recursos de las compañías.
La instalación de dichos sistemas no garantiza el éxito. Es una herramienta indispensable que facilita llegar a las metas y objetivos, pero solo si se toman las decisiones correctas.
La función de un sistema es regular el flujo de información, su captura y distribución. Los lideres y administradores de la compañía son responsables de utilizar correctamente esta información para la toma de decisiones.
La introducción de un sistema de información puede convertirse en un fracaso y en un desperdicio de recursos por parte de la empres si se toma el proceso de selección a la ligera.
Una metodología mencionada en el ensayo de Stable, Espinosa y Barrios sobre una empresa químico farmacéutica, sugiere tres pasos:
1) Construcción de una lista de 6 a 8 sistemas de información que respondan a las expectativas de la empresa.
2) Preselección de 2 programadores.
3) Selección final del mejor sistema de información.
Además se recomienda la contratación de un grupo consultor ya que mencionan como un punto a favor que este grupo carece de relación con programadores o integradores de programas de gestión y solo se enfocará en la selección del sistema que al parecer entregue los mejores resultados.
Después de realizar un análisis se va reduciendo el número de sistemas previamente considerados y se seleccionan únicamente los que más se acerquen a las especificaciones del modelo estratégico de la empresa. Se debe considerar algunas variables a los largo de este proceso de selección, como por ejemplo;
· La complejidad del sistema.
· Programas adicionales.
· Nuevas exigencias del mercado.
· Nuevas necesidades.
· Nuevas exigencias de los clientes.
· Nuevas exigencias de los proveedores.
· Nuevas oportunidades de negocios.
Una vez seleccionado e instalado la mejor alternativa, inicia el proceso de introducción y aprendizaje. Este paso está lleno de incertidumbre y los administradores deben liderar este gran cambio. Los integrantes de la empres que conviven con el sistema adquieren ciertas habilidades como:
· Van conociendo y comprendiendo mejor su empresa.
· Reflexionan sobre la resolución de problemáticas existentes.
· Desarrollan el proceso de de aprendizaje organizacional.
La siguiente figura muestra el proceso de aprendizaje organizacional durante la elección de un SI.
Los integrantes de un sistema de información aprenden con el paso del tiempo y el uso de este que el sistema debe ser “confiable y estándar; lo cual le dará a la empresa la habilidad para comunicarse y colaborar con los proveedores y clientes”:
La siguiente ilustración representa el Aprendizaje de los actores durante el periodo de introducción de un sistema de información.
Como conclusión debo agregar que con la introducción de estos sistemas se debe tener una visión a largo plazo pero que nos entregue resultados en el corto plazo. Es algo más sencillo de decir que de ejecutar. Pero con la dirección correcta las empresas seleccionaran las herramientas que los acerquen a la obtención de todas sus metas y objetivos.
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